Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Landsforeningen For Ufrivillligt Barnløse (LFUB)

LFUB’s dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Landsforeningen For Ufrivilligt Barnløse er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Anne Buur, formand Adresse: Gabelsvej 25A – 6740 Bramming CVR: 16824690 Telefonnr.: 20 31 42 57 Mail: info@lfub.dk Website: www.lfub.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1)    Medlemsoplysninger:

  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, og e-mailadresse
    • Almindelige personoplysninger
  • CPR-nummer
    • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

2)    Oplysninger om ledere og frivillige:

  • Almindelige personoplysninger:
    • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
    • Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til landsforbundet og bankkontonummer
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • CPR-nummer
    • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

3)    Oplysninger om bidragsydere:

  • Almindelige personoplysninger:
    • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, og e-mailadresse
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • CPR-nummer

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn og honorarer og indberetning af bidrag
  • Landsforeningens medlemsforeninger, f.eks. oplysninger om ind- og udmeldelser og eksklusioner

Landsforeningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Landsforeningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene:

1)    Formål med behandling af medlemsoplysninger:

  • Landsforeningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i landsforeningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Levering af varer og ydelser du har bestilt
  • Administration af din relation til os

2)    Formål med behandling af oplysninger på ledere, frivillige og ansatte:

  • Håndtering af lederne, frivilliges og ansattes hverv og pligter i landsforeningen
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
  • Administration af din relation til os

3)    Formål med behandling af oplysninger på bidragsydere:

  • Landsforeningens håndtering af bidragsydere, herunder udsendelse af indsamlingsbreve
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder ligningsloven
  • Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af aktiviteter og medlemsservices
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, faglige aktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget under landsforbundets officielle aktiviteter, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i landsforeningen
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til medlemsforeninger, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med dine rettigheder og pligter gennem dit medlemskab af vores medlemsforeninger
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af landsforeningen
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Videregivelse af dine personoplysninger

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og frivillige i relevant omfang til medlemsforeninger, som er medlem af landsforeningen.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af landsforenigen, som ulønnet leder eller frivillig, som lønnet leder eller ansat, eller som bidragsyder:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

· Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af landsforeningen

Ulønnede ledere og frivillige:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere og ansatte:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Bidragsydere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dine bidrag og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. kvitteringer for indbetalinger, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

Opbevaring af oplysninger om deltagerne til vores arrangementer, fx landsmøde

Ved arrangementer, fx landsmøde og repræsentantskabsmøde, indsamler vi deltagernes navn, bopæl, foreningstilknytning, kostpræferencer og diverse opmærksomhedspunkter.

Det primære formål hertil er at skabe overblikket over arrangementet og dets forløb og dermed opfylde alle de “forpligtelser”, der følger med den enkelte deltager i vores arrangementer.

Sådanne lister slettes straks efter arrangementets ophør (eller det gjorde NemTilmeld faktisk helt automatisk).

Medlemsforeningers adgang til medlemslister

Alle vores medlemsforeninger har nu adgang til deres (interne) medlemsliste via en sikker forbindelse på medlemsportalen.

Alle vores medlemsforeninger har også udpeget en eller flere ansvarlige kontaktperson(er). De har alle underskrevet en fortrolighedserklæring om at ikke “dele” medlemsliste med andre, uden det enkelte medlems velvidende samtykke jf. straffeloven og persondatalovens bestemmelser.

Sådanne medlemslister bliver kun brugt internt i medlemsforeningen.

Følgende oplysninger, som alle vores medlemsforeninger har adgang til, er:

  • Medlemsnummer
  • Fuldnavn
  • Bopæl
  • Fødselsdato (uden CPR-nr.)
  • Alder i tal
  • Indmeldelsesdato
  • Saldo på kontingentbetaling

Formålet hertil er også at give medlemsforeningerne større grad af administrativ selvbestemmelse på hver sin egen medlemsliste. De kan også gå ind på medlemsliste og rette oplysningerne som nævnt i punkterne ovenfor.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Sidst revideret 30.11.21